RETOS LOGÍSTICOS EN EL MANEJO DE DESPACHOS

He escrito esta nota, no pretendiendo ser un experto en transporte y logística, pero sí basándome en la experiencia que hemos obtenido en Mayasoft al implementar MONITOR™; una plataforma automatizada e inteligente que apoya el seguimiento a los despachos. Al implementar MONITOR™ hemos querido apoyar al área de operaciones de las empresas de transporte y logística en el cumplimiento de los retos que este grupo de personas asume cada día.

El sector de transporte y logística sustenta la calidad de su servicio en la gestión de sus despachos, y la manera como este proceso se desempeñe, apoya el posicionamiento positivo o negativo de la marca corporativa.

Son varios los retos que deben asumir los directores de tráfico, seguridad y logística, respaldados muy decididamente por los gerentes / vicepresidentes de operaciones en las empresas de transporte y logística.

Dentro de los retos más conocidos puedo mencionar la satisfacción del cliente; diría que es el reto más importante, ya que el cliente es el eslabón fundamental de la cadena, si no tenemos clientes, no podemos sobrevivir. Por eso es importante recoger comentarios de los clientes, mantenerlos informados de cómo van sus despachos y en general cumplir con sus expectativas.

La trazabilidad de los vehículos; conociendo en tiempo real la ubicación de cada vehículo y de manera automática las novedades que presenta durante su tránsito, para poder enfrentar situaciones como cambios en la ruta por incidentes en la vía, recalculando la misma, por ejemplo. Disponer de esta información de manera confiable y en tiempo real, sin importar qué proveedor de GPS tiene instalado el vehículo, genera tranquilidad para las empresas de transporte y los clientes de éstas.

Medir el desempeño del conductor; este tema es sustancialmente importante, especialmente si se maneja flota tercerizada, situación en la cual el conductor es personal externo y no podemos garantizar que tenga una formación básica en servicio al cliente, ni otros aspectos que sí podríamos garantizar si se tratara de personal de nómina. Es por eso por lo que, al aplicar una evaluación al conductor cada vez que hace la entrega de un despacho, guardar esta calificación y manejar su promedio acumulado, apoya la toma de decisiones para mejorar constantemente; este importante grupo de aliados en la tarea de entregar despachos de manera efectiva.

La optimización de procesos adquiere amplia importancia tanto para la empresa cliente como para la misma empresa de transportes, el manejo de una comunicación eficiente entre las dos partes, logrando, por ejemplo, avisar anticipadamente que el vehículo que lleva la carga ya se aproxima al sitio de destino, o que de igual manera pudiera estar acercándose al sitio de carga. Esta información correctamente manejada y comunicada, apoya las tareas de alistamiento de carga y descarga y permite que se utilicen de manera más eficiente los recursos disponibles. Aquí también resulta beneficiado el dueño del vehículo, en el caso de flota tercerizada, ya que será atendido de una manera más efectiva. Otro proceso que se puede optimizar es el de facturación, en la medida que se manejen documentos digitales que permitan tener soportes de la entrega de la mercancía, o como se conoce en el sector de transporte el “cumplido”.

El análisis de la operación, indiscutiblemente el acceso a datos oportunamente sobre la ubicación del despacho y la posibilidad de dar acceso a la información de tráfico a otras áreas de la compañía, especialmente al área comercial, ofrece una ventaja potencial frente a la competencia. Poder entregar información al cliente que confirme el cumplimiento de la oferta de valor que le hemos ofrecido, es el mejor elemento para la siguiente venta. Sucede no sólo en el área de logística y transporte, sino en todo proceso comercial.

Disponer de una solución de monitoreo que notifique alertas en tiempo real, y que informe sobre las novedades en carretera que puedan afectar el ETA (Estimated Time of Arrival), le da al personal de tráfico la posibilidad de actuar proactivamente y reaccionar para implementar planes de contingencia e informar al cliente. No es lo mismo recibir un despacho fuera de la hora prometida, sin haber recibido ningún tipo de justificación, que hacerlo con conocimiento previo del incidente que afectó este tiempo de entrega y el tiempo de demora que se presentará.

En resumen, son muchos los retos que asume el área de tráfico de las empresas de transporte y logística y muchas las situaciones en carretera que deben ser controladas. Es por esto por lo que estas personas deben tener a su disposición una plataforma tecnológica que les permita asumir los retos que el manejo de despachos representa, que apoye con tecnologías de punta en la detección de comportamientos anormales y notifique lo que está sucediendo, para actuar y controlar estas situaciones. Indiscutiblemente tener este tipo de plataformas es un factor de competitividad y posicionamiento de marca, que no se puede dejar pasar por alto para distinguirse en el mercado e incrementar los indicadores de satisfacción del cliente.

Saludos,

Mario Moreno Cuervo
Key Account Manager

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